納品書と請求書の照らし合わせ方法｜2点照合で過払いを防ぐ完全ガイド

「発注書？そんなものありませんよ」

経理の教本には「3 点照合（発注・納品・請求）が基本」と書いてあります。しかし、現場の実態は…

• 急ぎで電話発注したから記録がない
• LINE で追加注文した
• 現場監督の頭の中にしかない
• そもそも発注書を作る文化がない

そんな状況で、経理担当者が唯一頼れるのは、ダンボールに同梱されていた**「納品書」**だけです。

この記事では、発注書がない環境での現実的な対策として、納品書と請求書の「2 点照合」を詳しく解説します。

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2 点照合（2-way Matching）とは？

基本的な定義

2 点照合とは、以下の 2 つの書類を突き合わせて、内容が一致しているかを確認するプロセスです。

書類	役割	記載内容
納品書	何が届いたか	品目、数量、納品日
請求書	いくら請求されたか	品目、数量、単価、合計金額

2 点照合の目的

目的	詳細
過払い防止	届いていないものに払わない
数量相違の検知	注文と実際の差を発見
単価確認	契約通りの価格か

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3 点照合との違い

項目	3 点照合	2 点照合
使用書類	発注書・納品書・請求書	納品書・請求書
検証できること	発注内容との一致	納品内容との一致
適用場面	正式な発注プロセスがある場合	口頭発注・スポット取引
確認の厳密さ	高い	中程度
導入難易度	高い	低い

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なぜ 2 点照合が必要なのか？

発注書がない現場の実態

多くの中小企業では、以下のような理由で発注書が存在しません。

理由 1：口頭やメッセージでの発注

• 電話で「いつものやつ、50 個お願い」
• LINE で「追加で 10 個」
• FAX で「見積書の通りで」
• メールで「よろしくお願いします」

理由 2：発注プロセスの不在

• 正式な購買フローがない
• 承認ルートが決まっていない
• 「とりあえず頼んでおいて」文化
• システム化されていない

理由 3：取引慣行

• 長年の付き合いで発注書なしが当たり前
• 「あれとこれ」で通じる関係性
• 業界慣習として書面化しない

理由 4：コスト・時間の問題

• 発注書を作る手間がない
• フォーマットが決まっていない
• 急ぎの発注が多い

2 点照合 = 「最後の砦」

発注書がない以上、**「何が届いたか（納品書）」と「いくら請求されたか（請求書）」**を突き合わせるしか、過払いを防ぐ術はありません。

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2 点照合で確認すべきポイント

1. 品目・商品名

チェック項目	詳細
品名一致	納品書と請求書の品名が同じか
品番・型番	コードが合っているか
類似品混在	違う商品が混じっていないか

注意：納品書は「商品 A」、請求書は「品番 001」のように表記が異なることがある

2. 数量

チェック項目	詳細
数量一致	納品数量 = 請求数量か
部分納品	分納の場合、どこまでが今回か
返品反映	返品分が控除されているか

3. 単価

チェック項目	詳細
妥当性	過去取引と比較して異常はないか
値上げ	値上げの連絡を受けているか
見積書との整合	見積書と一致しているか

4. 合計金額

チェック項目	詳細
計算確認	数量 × 単価が正しいか
消費税	税率・端数処理が正しいか
値引き	割引が正しく適用されているか

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手作業での 2 点照合の課題

課題 1：媒体の壁

**「納品書は紙、請求書は PDF」**という状況が最も厄介です。

書類	受領形態
納品書	ダンボールに同梱（紙、手書き含む）
請求書	メール添付（PDF）または Web ダウンロード

紙を Excel に入力する手間だけで、膨大な時間が奪われます。

課題 2：表記揺れ

同じ商品でも、書類によって表記が異なります。

納品書	請求書	実態
ネジ A 100 個	部品コード 999 ネジ A 100 個	同じ商品
A セット	商品コード 001	同じ商品
山田様宛	(株)山田商店	同じ取引先
A-001	A001	同じ商品

課題 3：タイミングのズレ

ケース	詳細
月またぎ	納品は先月、請求は今月
まとめ請求	複数の納品がまとめて請求
分納	1 つの発注が複数回に分けて納品

課題 4：担当者の負担

負担	影響
目視確認	眼精疲労
手入力	時間がかかる
月末集中	残業の原因

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2 点照合を効率化する方法

方法 1：Excel での管理

手順：

1. 納品書の内容を Excel に入力
2. 請求書の内容も Excel に入力
3. VLOOKUP で突合

メリット	デメリット
コストゼロ	入力の手間
すぐ始められる	表記揺れに弱い

方法 2：納品書をスキャン + OCR

手順：

1. 紙の納品書をスキャンして PDF 化
2. OCR でテキスト抽出
3. 請求書と突合

メリット	デメリット
手入力が減る	OCR 精度の問題
検索可能になる	フォーマットがバラバラだと厳しい

方法 3：AI 突合ツール

手順：

1. 納品書 PDF と請求書 PDF をアップロード
2. AI が自動で項目を認識・照合
3. 差異がある箇所だけ確認

メリット	デメリット
表記揺れ対応	ランニングコスト
設定不要	—

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Totsugo による 2 点照合の自動化

紙と PDF を、AI が「通訳」する

Totsugo は、媒体の壁を AI で突破します。

ステップ 1：納品書をスキャンして PDF 化

紙で届いた納品書は、複合機などでスキャンして PDF にします。 （もちろん、最初から PDF で届いている場合はそのままで OK）

ステップ 2：Totsugo に PDF をドラッグ＆ドロップ

AI が「品目」と「数量」をデジタルデータとして読み取ります。

ステップ 3：請求書と自動マッチング

読み取った納品データは、請求書 PDF データと自動で突き合わせされます。

AI の「意味理解」

納品書（手書き）	請求書（印字）	AI の判定
ネジ A 100 個	部品コード 999 ネジ A 100 個	✅ 一致
A セット ×10	商品コード 001 10 ヶ	✅ 一致
スクリュー 50	ネジ類 50 個	⚠️ 要確認

一見違うように見えても、AI は「これらは同じだ」と判断します。

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2 点照合で過払いを防ぐチェックリスト

月末の確認項目

• 納品書の数量と請求書の数量は一致しているか？
• 未納品の商品が請求されていないか？
• 返品分がきちんと控除されているか？
• 単価は見積もりや過去取引と整合しているか？
• 複数の納品がまとめて請求されている場合、漏れはないか？
• 消費税の計算は正しいか？
• 値引きは正しく適用されているか？

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よくある質問

Q. 発注書がない状況を改善すべきでは？

A. 理想的にはそうですが、現実には時間がかかります。まずは 2 点照合で最低限のチェックを行い、並行して発注フローの整備を検討しましょう。

Q. 手書きの納品書でも AI は読める？

A. AI-OCR は手書き文字にも対応していますが、精度は印字より落ちます。

Q. 2 点照合で完璧に過払いは防げる？

A. 発注内容との照合ができないため、100%ではありません。しかし、何もしないよりはるかに安全です。

Q. 納品書と請求書の突合頻度は？

A. 理想は納品書到着時にすぐ確認することです。少なくとも週 1 回は実施しましょう。

Q. 複数の納品書を 1 つの請求書と照合できる？

A. はい。AI は合算も自動で認識して照合します。

Q. 導入にどのくらい時間がかかる？

A. 即日利用可能です。アカウント作成からファイルのアップロードまで、10 分程度で完了します。

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まとめ：理想を追わず、現実を守る

完璧な 3 点照合システムを導入するのに 1 年かけるより、まずは目の前の納品書チェックを AI 化しませんか？

「届いていないものには払わない」

この当たり前を、Totsugo が最低限の労力で実現します。

Before vs After

従来	Totsugo 導入後
納品書を手入力	PDF をアップロードするだけ
Excel で目視突合	AI が自動照合
差異を一つずつ確認	差異箇所だけハイライト
月末に残業	定時で帰れる

👉 まずは PDF 突合から試してみる