Totsugo
ガイド 2026-01-23

納品書と請求書の突き合わせ完全ガイド｜2点照合で過払いを防ぐ方法

発注書がなくても諦めない！納品書と請求書の2点照合（2-way matching）を詳しく解説。手作業での課題とAIによる自動化手法、過払い防止のポイントを紹介。

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「発注書？そんなものありませんよ」

経理の教本には「3点照合（発注・納品・請求）が基本」と書いてあります。しかし、現場の実態は…

  • 急ぎで電話発注したから記録がない
  • LINEで追加注文した
  • 現場監督の頭の中にしかない
  • そもそも発注書を作る文化がない

そんな状況で、経理担当者が唯一頼れるのは、ダンボールに同梱されていた**「納品書」**だけです。

この記事では、発注書がない環境での現実的な対策として、納品書と請求書の「2点照合」を詳しく解説します。

2点照合（2-way Matching）とは？

基本的な定義

2点照合とは、以下の2つの書類を突き合わせて、内容が一致しているかを確認するプロセスです。

書類役割記載内容
納品書何が届いたか品目、数量、納品日
請求書いくら請求されたか品目、数量、単価、合計金額

2点照合の目的

目的詳細
過払い防止届いていないものに払わない
数量相違の検知注文と実際の差を発見
単価確認契約通りの価格か

3点照合との違い

項目3点照合2点照合
使用書類発注書・納品書・請求書納品書・請求書
検証できること発注内容との一致納品内容との一致
適用場面正式な発注プロセスがある場合口頭発注・スポット取引
確認の厳密さ高い中程度
導入難易度高い低い

なぜ2点照合が必要なのか？

発注書がない現場の実態

多くの中小企業では、以下のような理由で発注書が存在しません。

理由1：口頭やメッセージでの発注

  • 電話で「いつものやつ、50個お願い」
  • LINEで「追加で10個」
  • FAXで「見積書の通りで」
  • メールで「よろしくお願いします」

理由2：発注プロセスの不在

  • 正式な購買フローがない
  • 承認ルートが決まっていない
  • 「とりあえず頼んでおいて」文化
  • システム化されていない

理由3：取引慣行

  • 長年の付き合いで発注書なしが当たり前
  • 「あれとこれ」で通じる関係性
  • 業界慣習として書面化しない

理由4：コスト・時間の問題

  • 発注書を作る手間がない
  • フォーマットが決まっていない
  • 急ぎの発注が多い

2点照合 = 「最後の砦」

発注書がない以上、**「何が届いたか（納品書）」と「いくら請求されたか（請求書）」**を突き合わせるしか、過払いを防ぐ術はありません。

2点照合で確認すべきポイント

1. 品目・商品名

チェック項目詳細
品名一致納品書と請求書の品名が同じか
品番・型番コードが合っているか
類似品混在違う商品が混じっていないか

注意：納品書は「商品A」、請求書は「品番001」のように表記が異なることがある

2. 数量

チェック項目詳細
数量一致納品数量 = 請求数量か
部分納品分納の場合、どこまでが今回か
返品反映返品分が控除されているか

3. 単価

チェック項目詳細
妥当性過去取引と比較して異常はないか
値上げ値上げの連絡を受けているか
見積書との整合見積書と一致しているか

4. 合計金額

チェック項目詳細
計算確認数量 × 単価が正しいか
消費税税率・端数処理が正しいか
値引き割引が正しく適用されているか

手作業での2点照合の課題

課題1：媒体の壁

**「納品書は紙、請求書はPDF」**という状況が最も厄介です。

書類受領形態
納品書ダンボールに同梱（紙、手書き含む）
請求書メール添付（PDF）またはWebダウンロード

紙をExcelに入力する手間だけで、膨大な時間が奪われます。

課題2：表記揺れ

同じ商品でも、書類によって表記が異なります。

納品書請求書実態
ネジA 100個部品コード999 ネジA 100個同じ商品
Aセット商品コード001同じ商品
山田様宛(株)山田商店同じ取引先
A-001A001同じ商品

課題3：タイミングのズレ

ケース詳細
月またぎ納品は先月、請求は今月
まとめ請求複数の納品がまとめて請求
分納1つの発注が複数回に分けて納品

課題4：担当者の負担

負担影響
目視確認眼精疲労
手入力時間がかかる
月末集中残業の原因

2点照合を効率化する方法

方法1：Excelでの管理

手順：

  1. 納品書の内容をExcelに入力
  2. 請求書の内容もExcelに入力
  3. VLOOKUPで突合
メリットデメリット
コストゼロ入力の手間
すぐ始められる表記揺れに弱い

方法2：納品書をスキャン + OCR

手順：

  1. 紙の納品書をスキャンしてPDF化
  2. OCRでテキスト抽出
  3. 請求書と突合
メリットデメリット
手入力が減るOCR精度の問題
検索可能になるフォーマットがバラバラだと厳しい

方法3：AI突合ツール

手順：

  1. 納品書PDFと請求書PDFをアップロード
  2. AIが自動で項目を認識・照合
  3. 差異がある箇所だけ確認
メリットデメリット
表記揺れ対応ランニングコスト
設定不要—

Totsugoによる2点照合の自動化

紙とPDFを、AIが「通訳」する

Totsugoは、媒体の壁をAIで突破します。

ステップ1：納品書をスキャンしてPDF化

紙で届いた納品書は、複合機などでスキャンしてPDFにします。 （もちろん、最初からPDFで届いている場合はそのままでOK）

ステップ2：TotsugoにPDFをドラッグ＆ドロップ

AIが「品目」と「数量」をデジタルデータとして読み取ります。

ステップ3：請求書と自動マッチング

読み取った納品データは、請求書PDFデータと自動で突き合わせされます。

AIの「意味理解」

納品書（手書き）請求書（印字）AIの判定
ネジA 100個部品コード999 ネジA 100個✅ 一致
Aセット×10商品コード001 10ヶ✅ 一致
スクリュー 50ネジ類 50個⚠️ 要確認

一見違うように見えても、AIは「これらは同じだ」と判断します。

2点照合で過払いを防ぐチェックリスト

月末の確認項目

  • 納品書の数量と請求書の数量は一致しているか？
  • 未納品の商品が請求されていないか？
  • 返品分がきちんと控除されているか？
  • 単価は見積もりや過去取引と整合しているか？
  • 複数の納品がまとめて請求されている場合、漏れはないか？
  • 消費税の計算は正しいか？
  • 値引きは正しく適用されているか？

よくある質問

Q. 発注書がない状況を改善すべきでは？

A. 理想的にはそうですが、現実には時間がかかります。まずは2点照合で最低限のチェックを行い、並行して発注フローの整備を検討しましょう。

Q. 手書きの納品書でもAIは読める？

A. AI-OCRは手書き文字にも対応していますが、精度は印字より落ちます。

Q. 2点照合で完璧に過払いは防げる？

A. 発注内容との照合ができないため、100%ではありません。しかし、何もしないよりはるかに安全です。

Q. 納品書と請求書の突合頻度は？

A. 理想は納品書到着時にすぐ確認することです。少なくとも週1回は実施しましょう。

Q. 複数の納品書を1つの請求書と照合できる？

A. はい。AIは合算も自動で認識して照合します。

Q. 導入にどのくらい時間がかかる？

A. 即日利用可能です。アカウント作成からファイルのアップロードまで、10分程度で完了します。

まとめ：理想を追わず、現実を守る

完璧な3点照合システムを導入するのに1年かけるより、まずは目の前の納品書チェックをAI化しませんか？

「届いていないものには払わない」

この当たり前を、Totsugoが最低限の労力で実現します。

Before vs After

従来Totsugo導入後
納品書を手入力PDFをアップロードするだけ
Excelで目視突合AIが自動照合
差異を一つずつ確認差異箇所だけハイライト
月末に残業定時で帰れる

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