納品書と請求書の照合手順｜単価・数量・差異の実務チェック表
納品書と請求書の照合で確認する品目・数量・単価・金額を、分納や返品、月またぎの例と差異管理表で解説します。
月末に請求書が一枚届き、納品書は日付の違う数枚。品名の書き方も「箱」と「個」で異なれば、合計だけ見て支払ってよいのか迷います。
納品書と請求書を照合するときは、明細ごとに品目・数量・単位を対応させ、単価は発注書や契約など別の根拠で確かめます。差異は理由と担当者を記録し、確認が済むまで処理を保留します。
先に確認する書類と役割
納品書と請求書だけで確認できるのは、両方に書かれた明細の整合です。発注した内容や合意単価、実物を受領した事実は、それぞれ別の記録で確かめます。
| 書類・記録 | 使う確認 | その書類だけでは判断できないこと |
|---|---|---|
| 納品書 | 取引先が記載した品目、数量、納品日 | 自社が実物を受け取り、検収したか |
| 請求書 | 請求対象、請求数量、単価、請求金額 | 発注や価格変更が社内で承認済みか |
| 発注書・注文記録 | 発注した品目・数量・価格・条件 | 実際に届いた数量 |
| 受領・検収記録 | 現場で受け取った数量、状態、日付 | 請求金額や契約単価 |
| 契約書・見積書・承認済み価格表 | 合意した価格や請求条件 | 実際の納品や受領 |
「2-way matching」「2点照合」という呼び方は、会社やシステムによって対象書類が異なります。たとえば SAP Concur の説明では、Two-Way Matching は発注書と請求書、Three-Way Matching はそこに受領数量を加えた照合です。この記事では方式名で範囲を決めず、納品書と請求書の明細を見比べる実務として説明します（SAP Concur の説明、参照日：2026-10-06）。
納品書と請求書を照合する手順
次の順に確認すると、請求書の一行をどの納品・発注に結び付けたかを後から追えます。
- 対象期間と取引先を決める：請求対象期間、取引先、請求書番号、発注番号、納品日を確認します。
- 対応する明細を集める：納品書に加え、発注書・注文メール、受領記録、返品記録、価格変更の承認記録を探します。
- 品目と数量を対応付ける：品番、規格、数量、単位を行ごとに比べます。表記が違う場合は品番や社内マスターで確認します。
- 単価と計算を確認する：契約・見積・承認済み価格表と単価を比べ、数量×単価、値引き、送料、請求小計を確認します。
- 分納・返品・期間ずれを集計する：一枚の請求書に複数の納品書が含まれる場合は、対象分を合算して請求数量と照らします。
- 差異を記録して担当者へ回す：一致した根拠と未解決の項目を残し、支払いや仕入計上の確定は社内の承認者が行います。
明細ごとに見る項目
| 確認項目 | 照合するもの | 差異があったとき |
|---|---|---|
| 取引先・書類番号 | 請求先、納品先、請求書番号、納品書番号 | 別の取引や重複請求でないか確認します |
| 品目・規格 | 品番、型番、仕様、サービス内容 | 略称や表記揺れを発注記録・商品マスターで照合します |
| 数量・単位 | 納品数量と請求数量、個・箱・セットなど | 換算根拠が記録されているか確認します |
| 単価 | 発注書、契約書、見積書、承認済み価格表 | 値上げ・割引・追加料金の承認記録を確認します |
| 金額 | 数量×単価、明細合計、小計、請求総額 | 値引き、送料、重複行、計算方法を確認します |
| 税・端数 | 請求書の税区分・端数と自社の処理ルール | 取引条件と社内の経理ルールに沿って経理担当へ確認します |
| 日付・期間 | 納品日、請求対象期間、計上月 | 締め日や契約条件を確認し、月だけで機械的に不一致としません |
納品書に単価が記載されていても、それだけを価格合意の根拠にはしません。 発注書や契約・見積、価格変更の承認記録と照らしてください。
分納の照合例：12箱のうち9箱が届いた場合
以下は手順を示すための架空例です。A部品を12箱発注し、納品書Aに5箱、納品書Bに4箱が記載され、月末の請求書には9箱分が載っているとします。契約で確認した単価は1箱2,400円です。
| 確認 | 記録 | 判定・次の動き |
|---|---|---|
| 発注 | A部品 12箱 | 発注残は3箱です |
| 納品 | 6/10に5箱、6/18に4箱 | 受領・検収記録でも合計9箱を確認します |
| 請求数量 | A部品 9箱 | 2枚の納品書と数量が対応します |
| 単価・金額 | 2,400円×9箱＝21,600円 | 承認済み価格と計算を確認します |
| 未納分 | 3箱 | 次回納品・請求の対象として未処理管理します |
この例では、請求9箱を発注12箱だけと比べて差異扱いせず、受領済み9箱と対応付けるのが要点です。納品書の記載だけで実物の受領は確定しません。現場の受領・検収記録を確認し、未納3箱は別に追跡します。
分納・返品・月またぎで迷いやすい点
| ケース | 架空の状況 | 確認する記録と担当 |
|---|---|---|
| 分納 | 5箱と4箱の納品を、9箱として一括請求 | 各納品書と受領記録を現場担当が確認。残数は購買担当が追跡 |
| 返品 | 10個納品後に2個返品したが、請求は10個 | 返品伝票、返金・値引きの通知、次回請求への反映を購買と経理が確認 |
| 月またぎ | 3月末の納品が4月発行の請求書に含まれる | 請求対象期間、締め条件、社内の計上月を経理が確認 |
| 一括請求 | 1枚の請求書に複数日の複数納品がまとまる | 取引先・品番・期間・納品番号で明細を分解し、請求数量と合算 |
| 単位違い | 納品書は2箱、請求書は24個 | 1箱12個など換算が発注仕様や商品マスターにあるか確認。根拠がなければ保留 |
| 単価違い | 発注書は1箱2,400円、請求書は2,500円 | 価格改定・追加費用の承認を購買担当が確認 |
| 端数差 | 行ごとの計算と請求合計に差がある | 税区分や端数処理の前提を経理が確認。独自の許容額は設定しません |
| 納品書不足 | 請求明細に対応する納品書が見つからない | 現場記録や先方への再発行依頼で根拠をそろえ、確認者が判断 |
差異管理表に残す項目
差異が出たら「不一致」の一言で終わらせず、どの記録を探し、誰がいつ判断するかを残します。
| 請求書・明細 | 差異 | 確認先・根拠 | 担当 | 状態・次の動き |
|---|---|---|---|---|
| 6月分・A部品 | 請求9箱、発注12箱 | 納品書2枚と受領記録で9箱、残3箱 | 現場・購買 | 9箱分を確認。残3箱は未納として追跡 |
| 6月分・B部品 | 請求単価が価格表より100円高い | 価格改定の承認記録を確認 | 購買 | 承認有無を確認し、経理へ回答 |
| 6月分・C部品 | 返品2個の控除が見えない | 返品伝票と値引き通知を確認 | 購買・経理 | 次回請求を含め反映時期を確認 |
記録には、請求書番号・明細番号、対象の発注書や納品書、比較した数量・単価、確認日、判断者、支払保留や修正の状況を含めます。許容差を決める場合は、会社の承認済みルールを参照してください。独自に「1円以内なら一致」と決めて確定するのは避けます。
担当者ごとの確認範囲
| 担当 | 確認すること | 迷ったときの対応 |
|---|---|---|
| 現場・受領担当 | 実物の受領数量、納品日、検収、返品 | 受領記録や返品伝票を補います |
| 購買担当 | 発注内容、契約単価、価格変更、発注残 | 取引先との合意や承認を確認します |
| 経理担当 | 請求番号、重複、計算、対象期間、社内処理 | 税・端数などは社内ルールに照らします |
| 承認者 | 差異の扱い、支払・計上の確定 | 根拠と確認履歴がそろってから判断します |
照合は、納品書を請求書に合わせるだけの作業ではありません。納品書は納品側の記録、受領記録は自社側の確認、発注・契約資料は合意内容の確認として役割を分けると、支払前に必要な確認が見えます。
PDFの明細照合を効率化するには
納品書と請求書がPDFなら、明細を一件ずつ見比べる代わりに、2つのPDFを使ったAIの一次チェックを使う方法もあります。突合.comはAIが明細を照合し、見比べた箇所の根拠を表示します。担当者が根拠と例外を確認して確定する流れです。照合結果だけで、実物の受領や契約単価の合意が証明されるわけではありません。
詳しくはPDF比較と書類の突合の違い・方法をご覧ください。Excelで一覧を管理する場合はExcelで突合に使える関数の使い分けも参考になります。
よくある質問
納品書と請求書が合えば、支払ってよいですか？
数量や品目が一致しても、発注・受領・契約単価・承認など必要な確認が済んだとは限りません。社内の承認手順に沿って、未確認の根拠がないか確認してください。
納品書に単価がなければ照合できませんか？
納品数量と請求数量は照合できます。単価は発注書、契約書、見積書、承認済み価格表など、価格の合意を確認できる資料と照らします。
請求書に納品書が同封されていない場合は？
受領記録や発注番号など別の根拠を探し、対応する書類が必要なら取引先へ再発行を依頼します。確認できない明細は、社内の承認者へ回してください。
返品や分納がある月はどう集計しますか？
納品書、受領記録、返品伝票を日付・品目・発注番号ごとに並べ、請求対象期間に含まれる数量を集計します。返品の金額反映が当月か次回かは、取引条件と社内ルールで確認します。
PDF2つを使ったAI照合の流れは突合.comで確認できます。差異の確認と支払いの判断は、根拠を見た担当者・承認者が行います。