請求書確認チェックリストはもういらない｜AIによる自動検知
請求書確認のチェックリストを目視で確認する時代は終わり。AIが形式不備と内容の矛盾を自動検知する方法、インボイス制度対応のポイントを詳しく解説。
「インボイス制度で確認項目が増えた…」 「宛名が前株か後株か、細かいところまで見ないといけない…」
毎月届く数百枚の請求書。経理担当者の精神を削るのが、請求書の**「受領確認」**です。
形式的なチェックに追われて、肝心の「この請求金額、本当に合ってる？」という内容の精査がおろそかになっていませんか？
この記事では、請求書確認の現状と課題、AIによる自動化の方法を詳しく解説します。
請求書確認の現状と課題
インボイス制度で増えた確認項目
2023年10月のインボイス制度開始以降、請求書の確認項目が大幅に増えました。
| 確認項目 | 内容 | 重要度 | 確認方法 |
|---|---|---|---|
| 登録番号 | 適格請求書発行事業者の番号があるか | 必須 | 国税庁DB |
| 事業者名 | 登録番号と事業者名が一致しているか | 必須 | 照合 |
| 取引年月日 | 日付が正しいか | 必須 | 目視 |
| 取引内容 | 商品・サービスの内容が明記されているか | 必須 | 目視 |
| 税率別金額 | 8%と10%が正しく区分されているか | 必須 | 計算 |
| 消費税額 | 税率ごとの消費税額が正しいか | 必須 | 計算 |
| 宛名 | 自社の正式名称になっているか | 重要 | 目視 |
チェックリスト運用の限界
多くの企業では、以下のようなチェックリスト運用を行っています。
一般的なチェックリスト：
- 適格請求書発行事業者登録番号はあるか？
- 登録番号は有効か？（国税庁サイトで確認）
- 宛名に間違いはないか？
- 日付は正しいか？
- 税率区分は正しいか？
- 消費税の計算は正しいか？
- 注文データと金額が一致しているか？
- 二重請求ではないか？
作業負荷：
| 項目 | 計算 | 年間換算 |
|---|---|---|
| 1枚あたり確認時間 | 1分 | — |
| 月間請求書枚数 | 300枚 | — |
| 月間合計時間 | 5時間 | 60時間 |
しかも、人間は疲れるとミスをします。「100枚チェックして、1件も見落とさない」のは至難の業です。
なぜチェックリストでは限界があるのか
問題1：形骸化
チェック項目が多すぎると、担当者は「見ているフリ」になりがち。
| 症状 | 詳細 | リスク |
|---|---|---|
| チェック欄をすべて埋める | でも実際は見ていない | 見落とし |
| 「いつもの取引先だから大丈夫」 | でも今回は違うかもしれない | 過払い |
| 時間がないから流す | 後で確認しようと思ったまま | 二重払い |
問題2：属人化
「この取引先はこういうフォーマットだから大丈夫」という暗黙知に依存。
| 状況 | 影響 | 対策 |
|---|---|---|
| ベテラン担当者の退職 | ノウハウ消失 | ドキュメント化 |
| 担当者の休暇 | 業務停滞 | 代行者育成 |
| 新人への引継ぎ | 時間がかかる | マニュアル整備 |
問題3：疲労による精度低下
| 時間帯 | 精度 | 対策 |
|---|---|---|
| 午前中 | 高い | — |
| 昼食後 | やや低下 | 休憩 |
| 午後後半 | 低下 | 交代 |
| 残業中 | 非常に低い | 翌日に回す |
問題4：本質的な確認ができない
形式チェックに時間を取られ、「この金額は妥当か？」という本質的な確認がおろそかに。
AIによる請求書確認の自動化
新しいアプローチ：人間は2次審査だけ
AIに「1次審査」をさせ、人間は「最終承認」だけを行うフローに変えましょう。
従来：人間がすべて確認
↓
新方式：AIが1次審査 → 人間は例外だけ確認AIが得意なこと
1. 形式チェック（完全自動化）
| チェック項目 | AIの対応 | 精度 |
|---|---|---|
| 登録番号の有無 | ✅ 自動検知 | 99%+ |
| 日付フォーマット | ✅ 自動検知 | 99%+ |
| 必須項目の有無 | ✅ 自動検知 | 99%+ |
| 金額計算の正確性 | ✅ 自動計算 | 100% |
これらは、AIが最も得意とする分野です。
2. 登録番号の有効性確認
国税庁のデータベースと自動照合し、登録番号が有効かを確認。
3. 過去データとの比較
| 比較項目 | 詳細 | 検知できる異常 |
|---|---|---|
| 単価変動 | 前回と比較して異常がないか | 値上げ・誤記載 |
| 取引頻度 | 通常のパターンと比較 | 架空請求 |
| 発注との整合 | 発注データとの突合 | 水増し請求 |
AIが検知できる「矛盾」
単純なOCRでは分からない「内容の矛盾」もAIなら検知できます。
矛盾パターン1：単価の変動
「先月より単価が20%上がっているけど、合ってる？」
→ AIが過去データと比較してアラート
矛盾パターン2：未発注品目
「発注書にはない品目が請求されている」
→ AIが発注データと突合してアラート
矛盾パターン3：二重請求
「同じ請求書が2回届いている」
→ AIが過去の請求書と照合してアラート
矛盾パターン4：金額の不一致
「発注金額と請求金額が異なる」
→ AIが発注書と請求書を突合してアラート
矛盾パターン5：取引先の変更
「いつもと違う口座に振り込んでください」
→ AIが過去の取引先情報と比較してアラート
Totsugoによる請求書確認の自動化
ステップ1：PDFをアップロード
請求書PDFをTotsugoにドラッグ＆ドロップ。
ステップ2：AIが自動チェック
| チェック内容 | 処理 | 所要時間 |
|---|---|---|
| 形式要件 | スキャン | 1秒 |
| 登録番号 | 有効性確認 | 2秒 |
| 発注データ | 突合 | 3秒 |
| 過去データ | 比較 | 2秒 |
ステップ3：結果を確認
| 表示 | 意味 | 次のアクション |
|---|---|---|
| ✅ OK | 問題なし | 承認 |
| ⚠️ 要確認 | AIが検知した矛盾点 | 詳細確認 |
| ❌ NG | 明らかな不備 | 差し戻し |
ステップ4：承認
OKの請求書はEnterキーで承認。要確認のものだけ詳しくチェック。
チェックリストを「ルール」に変える
これからの経理に必要なのは、「完璧なチェックリストを作ること」ではなく、**「AIにルールを教えること」**です。
（といっても、Totsugoなら教えることすら不要。過去データから自動学習します。）
役割分担
| 担当 | 役割 | 時間配分 |
|---|---|---|
| AI | 形式チェック、計算検証、矛盾検知 | 90% |
| 人間 | 最終承認、例外処理、経営判断 | 10% |
この役割分担ができれば、確認作業は劇的に早くなります。
導入効果の試算
Before：手作業での確認
| 項目 | 数値 | 年間換算 |
|---|---|---|
| 月間請求書枚数 | 300枚 | 3600枚 |
| 1枚あたり確認時間 | 3分 | — |
| 月間合計 | 15時間 | 180時間 |
After：AI導入後
| 項目 | 数値 | 年間換算 |
|---|---|---|
| AIが自動処理 | 270枚（90%） | 3240枚 |
| 人間が確認 | 30枚（10%・例外のみ） | 360枚 |
| 月間合計 | 1.5時間 | 18時間 |
削減効果：月13.5時間（90%削減）、年間162時間
よくある質問
Q. AIが間違えたらどうなる？
A. AIの判定に自信がない箇所は「要確認」としてフラグが立ちます。最終承認は必ず人間が行います。
Q. 登録番号の確認はどうやって行う？
A. 国税庁の公開データベースと自動照合します。
Q. 既存の会計ソフトと連携できる？
A. 現在はfreee会計との連携に対応しています。
Q. 請求書以外の書類にも使える？
A. 納品書、発注書なども対応しています。
Q. セキュリティは大丈夫？
A. データは暗号化して処理され、処理後は削除されます。
Q. 導入にどのくらい時間がかかる？
A. 即日利用可能です。アカウント作成からファイルのアップロードまで、10分程度で完了します。
Q. 無料トライアルはありますか？
A. はい。まずは無料でお試しいただけます。
Q. 請求書チェックの精度は？
A. 95%以上の精度で処理できます。差異がある場合は人間に確認を促します。
Q. 月間何件まで処理できる？
A. 件数に制限はありません。月間1000件でも10000件でも対応可能です。
まとめ：確認作業を「承認作業」へ
「確認（Checking）」はAIの仕事。「承認（Approving）」が人間の仕事。
Before vs After
| 従来 | これから | 効果 |
|---|---|---|
| 全件を目視チェック | AIが1次審査 | 90%削減 |
| チェックリストで漏れを防ぐ | AIがルールを自動適用 | ミス減少 |
| 形式確認に時間を取られる | 本質的な判断に集中 | 質向上 |
| 疲労でミスが増える | AIは疲れない | 精度安定 |
Enterキーを連打するだけで、数百枚の請求書確認が完了する快感を、ぜひ体験してください。