転記（てんき）とは？意味・使い方・ミス対策を徹底解説
「転記」の意味、具体的な使用例、転記ミスが起きる原因と対策を詳しく解説。経理・事務の現場で使われる転記作業をAIで自動化する最新手法も紹介。
「転記って、なんて読むの？」 「転記ミスを防ぐには？」
経理や事務の現場では日常的に使われる「転記」という言葉。この記事では、転記の意味から、なぜミスが起きるのか、そしてどう防ぐかまで徹底解説します。
転記（てんき）とは？
基本的な定義
転記とは、ある場所（元データ）に書かれている内容を、別の場所（先データ）に書き写すことを指します。
転記：データや情報を、別の帳簿・システム・ファイルに移し替える作業
読み方
転記は「てんき」と読みます。
| 読み方 | 正誤 | 使用頻度 |
|---|---|---|
| てんき | ✅ 正しい | 高 |
| てんじ | ❌ 誤り | 低 |
漢字の成り立ち
- 転：移す、移動する
- 記：記す、記録する
「記録を移す」という意味が込められています。
転記の英語表現
| 日本語 | 英語 | ニュアンス | 使用場面 |
|---|---|---|---|
| 転記 | Transcription | 書き写し | 一般 |
| 転記 | Posting | 簿記での転記 | 会計 |
| 転記 | Data Entry | データ入力 | IT |
| 転記 | Copying | コピー | 一般 |
転記の具体的な使用例
経理・会計での転記
| 転記元 | 転記先 | 内容 | 頻度 |
|---|---|---|---|
| 請求書 | 会計ソフト | 金額・日付・取引先名 | 毎日 |
| 領収書 | 経費精算システム | 金額・日付・費目 | 毎日 |
| 仕訳帳 | 総勘定元帳 | 仕訳内容 | 毎日 |
| 銀行明細 | 帳簿 | 入出金情報 | 毎日 |
事務・バックオフィスでの転記
| 転記元 | 転記先 | 内容 | 頻度 |
|---|---|---|---|
| 受注メール | 販売管理システム | 注文内容 | 毎日 |
| 名刺 | 顧客管理システム | 連絡先情報 | 随時 |
| アンケート用紙 | Excelシート | 回答内容 | 随時 |
| 紙の申請書 | ワークフローシステム | 申請内容 | 随時 |
簿記における転記
簿記では、仕訳帳から総勘定元帳への記入を「転記」と呼びます。
仕訳帳
──────────────────────────
日付 借方科目 金額 貸方科目 金額
1/15 現金 100,000 売上 100,000
↓ 転記
総勘定元帳（現金）
──────────────────────────
日付 摘要 借方 貸方 残高
1/15 売上 100,000 100,000なぜ転記はなくならないのか？
デジタルの時代になっても、転記作業は多くの現場に残っています。
理由1：システムがつながっていない
| 状況 | 詳細 | 影響 |
|---|---|---|
| 取引先 | PDFで送ってくる | 手入力必要 |
| 自社 | 会計ソフトはそのPDFを直接読めない | 転記発生 |
| 解決策 | 人間が間に入って「翻訳（入力）」 | 工数増 |
理由2：フォーマットが異なる
| 問題 | 詳細 | 影響 |
|---|---|---|
| A社の請求書 | 独自フォーマット | 変換必要 |
| B社の請求書 | 別のフォーマット | 変換必要 |
| 結果 | 手作業で整形する必要がある | 工数増 |
理由3：「Excelで管理」文化
| 現象 | 詳細 | 影響 |
|---|---|---|
| 口癖 | 「とりあえずExcelに入れておいて」 | 転記発生 |
| 結果 | Excelへのコピペが日常化 | 工数増 |
転記ミスが起きる5つの原因
原因1：単純な入力ミス
キーボードの打ち間違い。
| 正しい値 | 入力ミス | 影響 |
|---|---|---|
| 123,456 | 123,546 | 金額相違 |
| 株式会社 | 株式化社 | 名称相違 |
| 2026/01/23 | 2026/10/23 | 日付相違 |
原因2：桁間違い
ゼロの数を間違える。
| 正しい値 | 桁間違い | 影響 | 発生頻度 |
|---|---|---|---|
| 100,000 | 10,000 | 90%減 | 中 |
| 1,000 | 10,000 | 10倍増 | 中 |
原因3：コピペミス
| ミスの種類 | 詳細 | 発生頻度 |
|---|---|---|
| 範囲選択ズレ | 1行ずれて貼り付け | 高 |
| セル飛ばし | 途中のセルを飛ばす | 中 |
原因4：二重入力
同じデータを2回入力してしまう。
原因5：入力漏れ
行を飛ばして入力を忘れる。
転記ミスを防ぐ従来の対策とその限界
対策1：ダブルチェック
2人でチェックする。
| メリット | デメリット | 効果 |
|---|---|---|
| ミス発見率UP | 2人分の人件費 | 中 |
| 相互牽制 | 「前の人が見た」心理 | 中 |
対策2：チェックリスト
確認項目を一覧化する。
| メリット | デメリット | 効果 |
|---|---|---|
| 漏れを防ぐ | チェック自体が形骸化 | 中 |
| 標準化 | 項目が増えると見なくなる | 低 |
対策3：読み合わせ
1人が読み上げ、もう1人が確認する。
| メリット | デメリット | 効果 |
|---|---|---|
| 確認精度が高い | 時間がかかる | 高 |
| 音声で確認 | 2人分のリソース | — |
対策4：Excel関数での検証
入力値と元データを関数で比較する。
| メリット | デメリット | 効果 |
|---|---|---|
| 自動チェック | 設定が複雑 | 中 |
| 無料 | 表記揺れに対応できない | 低 |
転記ミスの本質的な解決策
「チェックを強化する」は対症療法
転記ミスを防ぐ本質的な解決策は：
転記をなくすこと
ミスが起きる作業自体をなくせば、ミスは発生しません。
AIによる転記の自動化
なぜAIなら転記ミスがなくなるのか？
| 観点 | 人間 | AI | 効果 |
|---|---|---|---|
| 疲労 | 疲れると精度が下がる | 常に一定の精度 | 安定 |
| 飽き | 同じ作業を繰り返すと飽きる | 何万回でも同じ精度 | 安定 |
| 表記揺れ | 見落とす | 自動吸収 | 精度向上 |
Totsugoができること
1. 読む（OCR）：PDFや画像の文字を読み取る
2. 理解する：「これは請求日」「これは合計金額」と意味を理解
3. 書く：指定のフォーマットでデータを出力
あなたは、元データをドラッグ＆ドロップするだけ。AIが作った結果を、Enterキーで承認するだけで作業が完了します。
現在対応している転記機能
| 機能 | 対応状況 | 効果 |
|---|---|---|
| COREC → freee会計 | ✅ 対応 | 高 |
| PDF突合 | ✅ 対応 | 高 |
今後、対応範囲を順次拡大予定です。
よくある質問
Q. 転記と入力の違いは？
A. 転記は「既存のデータを別の場所に書き写すこと」、入力は「新しくデータを打ち込むこと」です。
Q. 転記ミスが見つかったらどうする？
A. 原因を特定し、修正仕訳を入力します。
Q. 転記作業はなくなる？
A. AI・APIの発達により、手作業での転記は減少傾向です。
Q. 転記の英語は？
A. 「Transcription」または「Data Entry」が一般的です。
Q. 転記作業を効率化するには？
A. 以下の方法があります：
- Excelマクロ
- RPA
- AI転記ツール
Q. 転記ミスの発生率は？
A. 手作業の場合、1〜3%程度のミスが発生すると言われています。件数が多いほどリスクは増大します。
Q. ダブルエントリーとは？
A. 同じデータを2人が独立して入力し、結果を比較してミスを検出する方法です。工数は2倍になりますが精度は向上します。
Q. 転記ミスを発見する方法は？
A. 合計値の照合、サンプルチェック、差異レポートの確認などが有効です。AI突合ツールなら自動で検出できます。
まとめ
転記とは
| 項目 | 内容 | 補足 |
|---|---|---|
| 読み方 | てんき | — |
| 意味 | あるデータから別のデータへ書き写すこと | — |
| 問題点 | 時間がかかり、ミスが起きやすい | 工数・品質 |
| 解決策 | 人間がやるのではなく、AIに任せる | 自動化 |
転記ミスを防ぐ最善の方法
転記をなくすこと
「転記」という言葉の意味を調べる段階はもう卒業しましょう。次は「転記を自動化する方法」を実践する番です。