転記とは？経理担当者のための完全ガイド｜意味・ミス対策・自動化

「転記しておいて」と言われて、何をすればいいか分からなかった経験はありませんか？

この記事では、経理の基本用語「転記」について、意味から具体例、ミス対策、自動化まで詳しく解説します。

---

転記（てんき）とは？

基本的な定義

転記（てんき） とは、ある帳簿や書類の内容を、別の帳簿や書類に書き写すことです。

転記：元データの内容を別の場所に書き写す行為

会計・経理の基本的な作業の一つで、簿記の世界では欠かせない概念です。

漢字の成り立ち

• 転：移す、移動する
• 記：記す、記録する

「記録を移す」という意味です。

転記の英語表現

日本語	英語	ニュアンス
転記	Transcription	書き写し
転記	Posting	簿記での転記
転記	Data Entry	データ入力
転記	Copying	コピー

---

経理での転記の具体例

例1：請求書から会計ソフトへ

取引先から届いた請求書の情報を、freeeや弥生などの会計ソフトに入力する作業。

転記する項目：

項目	例
取引先名	株式会社ABC
品目	消耗品
数量	100個
単価	¥100
合計金額	¥10,000
日付	2026/1/23

例2：受注データから請求書へ

CORECなどの受発注システムの受注データを、請求書作成ソフトに転記する作業。

転記する項目：

• 注文番号
• 商品名
• 数量
• 金額
• 納品先

例3：銀行明細から帳簿へ

銀行の入出金明細を見ながら、経費精算や売上管理の帳簿に記録する作業。

転記する項目：

• 日付
• 金額
• 摘要（取引内容）
• 振込元/振込先

例4：仕訳帳から総勘定元帳へ

簿記の基本プロセス。仕訳帳に記録した取引を、総勘定元帳の各勘定科目ページに書き写す。

転記のイメージ：

[仕訳帳]
日付：1/23
借方：消耗品費 10,000
貸方：現金 10,000
    ↓ 転記
[総勘定元帳：消耗品費]
日付：1/23 借方：10,000
[総勘定元帳：現金]
日付：1/23 貸方：10,000

例5：経費精算

従業員が提出した領収書から、経費精算システムへ情報を入力。

転記する項目：

• 日付
• 金額
• 費目（旅費交通費、接待交際費など）
• 摘要

---

転記と類似用語の違い

用語	読み方	意味
転記	てんき	帳簿・書類間でデータを書き写す
記帳	きちょう	帳簿に取引を記録する
仕訳	しわけ	取引を借方・貸方に分類する
入力	にゅうりょく	システムにデータを打ち込む
写し	うつし	文書をそのまま複製する
転送	てんそう	データを別の場所に送る
振替	ふりかえ	勘定科目間でデータを移動

転記は「書き写す」というニュアンスが強く、元データが存在することが前提です。

---

転記ミスが起きやすい5つの場面

ミス1：数字の打ち間違い（桁違い）

正しい値	ミス入力	影響
100,000円	10,000円	90,000円の差異
100,000円	1,000,000円	900,000円の差異

最もよくあるミス。影響も大きい。

ミス2：数字の入れ替え

正しい値	ミス入力	発見のしやすさ
1234	1243	難しい
5678	5687	難しい

特に疲労時に起きやすい。

ミス3：二重入力

同じデータを2回入力してしまう。

発生しやすい状況：

• 月末の大量処理時
• 電話で中断した後
• 担当者が複数いるとき

ミス4：入力漏れ

請求書が紛れて、転記し忘れる。

紙とPDFが混在する環境で特に危険。

ミス5：コピー範囲のズレ

Excelで1行ずれた状態でペースト。

連続データで起きやすい。

---

転記ミスを防ぐ方法

方法1：ダブルチェック

別の担当者が再確認。

メリット	デメリット
ミス発見率UP	人件費2倍
相互牽制効果	「前の人が見た」心理

方法2：Excel検算式

合計値が一致するか自動チェック。

=IF(A10=B10,"OK","要確認")

方法3：入力規則の設定

Excelのデータ入力規則で、ありえない値を弾く。

設定例	効果
マイナス禁止	金額のマイナス入力を防止
日付形式限定	不正な日付を防止
リストから選択	自由入力を制限

方法4：チェックリスト

確認項目を一覧化して漏れを防ぐ。

方法5：自動化ツールの導入

そもそも転記しないという選択。これが最も確実。

---

転記作業を効率化する方法

レベル1：Excel関数の活用

VLOOKUPやINDEX-MATCHで、データを自動参照。

関数	用途
VLOOKUP	縦方向検索
XLOOKUP	柔軟な検索（新しい関数）
INDEX+MATCH	柔軟な検索

限界：元データの入力は手作業のまま。

レベル2：マクロ/VBAの導入

繰り返し作業を自動化。

限界：

• プログラミング知識が必要
• Excel外のデータは扱えない
• メンテナンスが大変

レベル3：AI自動化ツールの導入

手入力なしで転記が完了。

Totsugoの場合：

• CORECのオーダーデータを自動取得
• freeeへワンクリックで転記
• 手作業ゼロで転記ミスもゼロ

---

転記の自動化によるメリット

項目	手作業	AI自動化
時間	1件3分	ほぼ0秒
ミス率	1〜2%	ほぼ0%
ストレス	高い	低い
属人化	しやすい	しにくい
スケーラビリティ	件数に比例	件数無関係

---

よくある質問

Q. 転記と入力の違いは？

A. 転記は「既存のデータを別の場所に書き写すこと」、入力は「新しくデータを打ち込むこと」です。転記には必ず元データがあります。

Q. 転記ミスが見つかったらどうする？

A. 原因を特定し、修正仕訳を入力します。また、同様のミスを防ぐ対策を検討しましょう。

Q. 転記作業はなくなる？

A. AI・APIの発達により、手作業での転記は減少傾向です。「転記しない」仕組みを作ることが重要です。

Q. 転記作業を効率化するには？

A. 以下の方法があります：

• Excelマクロ
• RPA
• AI転記ツール

---

まとめ

転記とは

項目	内容
読み方	てんき
意味	帳簿・書類間でデータを書き写す
よくあるミス	桁違い、入れ替え、二重入力
英語	Posting, Transcription, Data Entry

自動化の選択肢

方法	効果	コスト	難易度
Excel関数	低	低	低
VBA	中	中	中
AI自動化	高	中	低

転記は経理業務で頻繁に発生し、ミスも起きやすい。しかし、適切なツールを選べば、転記作業そのものをゼロにすることも可能です。

👉 まずはPDF突合から試してみる